Skip Navigation LinksT.C. TARIM VE ORMAN BAKANLIĞI > Konular > İç Kontrol > KYS Dökümanları
KYS Dökümanları


 

 
 
AÇIKLAMALAR

 
 
 
     Başkanlığımıza gelen Laboratuar Müdürlüklerinin çalışmalarının değerlendirilmesi sonucunda  Gıda Kontrol Laboratuar Müdürlüklerimiz için İç Kontrol Sistemi Kontrol Ortamı Bileşeni kapsamında aşağıdaki örnek çalışmalar yapılmıştır.  

 
 
    2.1  Temel Süreçlerin Sınıflandırılması
    2.2  Süreç Hiyerarşileri
    2.3  Temel Süreç Tanım Formları

 
 
        Aşağıdaki açıklamalar doğrultusunda yapılan örnek çalışmaların her il müdürlüğünde İKS Proje Ekibince uyarlanarak  Kontrol Ortamı Bileşeninin oluşturulması ve İç Kontrol Sisteminin diğer bileşenlerinin ise her müdürlük tarafından kendi çalışmalarıyla tamamlamaları gerekmektedir.

 
 
1. Süreç hiyerarşileri tablosu hazırlanırken her müdürlük kendi yapısını göz önünde bulundurarak alt süreçlerini, süreç adımlarını hazırlanması,
2. Süreç adımlarından hareketle süreçlerin kritik kontrol noktalarının oluşturulması,
3.Organizasyon şemalarının gözden geçirilmesi ve her müdürlük kendi yapısına göre organizasyon şemalarında sorumlu ve görevli iş unvanlarının şekillendirmesi, İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinin Organizasyon Şemalarındaki tüm sorumlu ve görevli iş unvanları için hazırlanması,
4.Örnek çalışmada belirtilen iş akışlarının dışında iş akışları var ise onların ilave edilmesi, kontrol, paraf, onay noktalarının belirlenmesi,
5. İş akışları çizilirken akış içerisinde başka bir iş akışı var ise (örneğin iş akışlarında giden evrak adımından önce İl Müdürü Onayı var ise) o iş akışının adres olarak gösterilmesi,
6.Birimlerde yapılacak çalışmalarda mevzuata uygun unvanlar (Örneğin Müdür, Satınalma ve Harcama işlemlerine ilişkin İş Akışlarında Müdür Yerine Harcama Yetkilisi ) ve birim isimleri kullanılacak
7.Çalışmada yer alamayan iş akışı var ise onlarında ilave edilmesi gerekmekte. (Örneğin Elektrik Faturalının Ödenmesi, Kamu Zararının Tahsili vb.)
8.Müdürlüğün bazı birimleri tarafından hem izin hem de denetim yapılıyor ve bu iki iş aynı sorumlu ve tek bir iş unvanı altında yürütülüyorsa; görevler ayrılığı ilkesi göz önünde bulundurularak  Görev Envanteri Tablosunda izin veren personelin açıklamalar kısmına “….izni vermekte”,  denetim yapan personelin açıklamalar kısmında da “…… denetimi yapar” ifadelerinin belirtilmesi, gerekmektedir.

 ​

 
 
 
 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
 
 

AÇIKLAMALAR

            Başkanlığımız koordinasyonu ile 2012 yılında hazırlanan İl Müdürlüklerimiz için İç Kontrol Sistemi Kontrol Ortamı Bileşeni kapsamında 23-27 Mart 2015 tarihleri arasında Konya İlinde; Konya, Trabzon, İzmir, Manisa, Sivas ve Ankara İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüklerinin katılımları ile aşağıda yer alan çalışmalar revize edilmiştir.   

Fonksiyonel Bazda Organizasyon Şeması

Süreç Yönetimi

•Temel Süreçlerin Sınıflandırılması
•Süreç Hiyerarşileri
•Temel Süreç Tanım Formları
 
İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri
İş Akış Şemaları
Örnek Risk Çalışması
 
 

            Aşağıdaki açıklamalar doğrultusunda yapılan örnek çalışmaların her il müdürlüğünde İKS Çalışma Ekibince uyarlanarak  Kontrol Ortamı Bileşeninin oluşturulması ve İç Kontrol Sisteminin diğer bileşenlerinin ise her müdürlük tarafından kendi çalışmalarıyla tamamlamaları gerekmektedir.

  1. Balıkçılık ve Su Ürünleri Şube Müdürlüğü ile Arazi Edindirme Şube Müdürlüğü kurulan birimlere göre çalışma yapılmış olup söz konusu şube müdürlükleri oluşturulmayan illerde mevcut durumlarına göre ilgili şube müdürlüğü (Hayvan Sağlığı, Yetiştiriciliği Ve Su Ürünleri Şube Md. İle TAD Şube Müdürlüğü) şekillendirmeleri gerekmektedir.
  2. Organizasyon şemalarının gözden geçirilmesi ve her müdürlük kendi yapısına göre organizasyon şemalarında sorumlu ve görevli iş unvanlarının şekillendirmesi, İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinin Organizasyon Şemalarındaki tüm sorumlu ve görevli iş unvanları için hazırlanması,
  3. Örnek Süreç Yönetimi (Temel Süreçler, Süreç Hiyerarşileri, Tanım Formları) hazırlanmış olup her il müdürlüğü kendi yapısına göre düzenleme yapması mümkün olduğu kadar aynı isimleri kullanılması,
  4. Hipodrom olan iller için atçılık ile ilgili örnek süreç hiyerarşisi oluşturulmuştur.
  5. Süreç adımlarından hareketle süreçlerin kritik kontrol noktalarının oluşturularak kritik süreç adımlarının süreç tanım formuna yazılması ayrıca süreç performans kriterlerinin belirlenmesi,
  6. Örnek çalışmada belirtilen iş akışlarının dışında iş akışları var ise onların ilave edilmesi, kontrol, paraf, onay noktalarının belirlenmesi,
  7. İş akışları çizilirken akış içerisinde başka bir iş akışı var ise (örneğin iş akışlarında giden evrak adımından önce İl Müdürü Onayı var ise) o iş akışının adres olarak gösterilmesi,
  8. Yapılan çalışmada çalışmaya katılan İl Müdürlüklerinin isimleri yer almakta olup bu isimlerin değiştirilmesi,
  9. Müdürlüğün bazı birimleri tarafından hem izin hem de denetim yapılıyor ve bu iki iş aynı sorumlu ve tek bir iş unvanı altında yürütülüyorsa; görevler ayrılığı ilkesi göz önünde bulundurularak  Görev Envanteri Tablosunda izin veren personelin açıklamalar kısmına "….izni vermekte",  denetim yapan personelin açıklamalar kısmında da "…… denetimi yapar" ifadelerinin belirtilmesi, gerekmektedir.
  10. Risk Yönetimi kapsamında süreçlerden hareketle risk belirleme, değerlendirme çalışması yapılmış olup, risk belirleme çalışmalarınızda süreç sorumlularıyla birebir görüşme yaparak süreç riskleri tespit edilmesi, ayrıca birim hedefleri ve anket sonuçlarının da değerlendirilerek risklerin tespit edilmesi gerekmektedir.

​AÇIKLAMALAR

Mersin Zirai Karantina Müdürlüğünde Samsun, Trabzon, Antalya, İzmir ve Mersin Müdürlüklerinin katılımı ile yapılan  çalışmalarının değerlendirilmesi sonucunda  Zirai Karantina Müdürlüklerimiz için İç Kontrol Sistemi Kontrol Ortamı Bileşeni kapsamında aşağıdaki örnek çalışmalar yapılmıştır.  

1. Fonksiyonel bazda organizasyon şeması

2. Süreç Yönetimi

        2.1    Temel Süreçlerin Sınıflandırılması

        2.2 Süreç Hiyerarşileri

        2.3 Temel Süreç Tanım Formları

3. İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri

4. İş Akış Şemaları ​

Aşağıdaki açıklamalar doğrultusunda yapılan örnek çalışmaların her il müdürlüğünde İKS Proje Ekibince uyarlanarak  Kontrol Ortamı Bileşeninin oluşturulması ve İç Kontrol Sisteminin diğer bileşenlerinin ise her müdürlük tarafından kendi çalışmalarıyla tamamlamaları gerekmektedir.

1. Süreç hiyerarşileri tablosu hazırlanırken her müdürlük kendi yapısını göz önünde bulundurarak alt süreçlerini, süreç adımlarını hazırlanması, 

2. Süreç adımlarından hareketle süreçlerin kritik kontrol noktalarının oluşturulması,

3. Organizasyon şemalarının gözden geçirilmesi ve her müdürlük kendi yapısına göre organizasyon şemalarında sorumlu ve görevli iş unvanlarının şekillendirmesi, İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinin Organizasyon Şemalarındaki tüm sorumlu ve görevli iş unvanları için hazırlanması,

4. Örnek çalışmada belirtilen iş akışlarının dışında iş akışları var ise onların ilave edilmesi, kontrol, paraf, onay noktalarının belirlenmesi,

5. İş akışları çizilirken akış içerisinde başka bir iş akışı var ise (örneğin iş akışlarında giden evrak adımından önce Müdürü Onayı var ise) o iş akışının adres olarak gösterilmesi,

6. Birimlerde yapılacak çalışmalarda mevzuata uygun unvanlar (Örneğin Müdür, Satınalma ve Harcama işlemlerine ilişkin İş Akışlarında Müdür Yerine Harcama Yetkilisi ) ve birim isimleri kullanılacak 

7. Çalışmada yer alamayan iş akışı var ise onlarında ilave edilmesi gerekmekte. (Örneğin Elektrik Faturalının Ödenmesi, Kamu Zararının Tahsili vb.)

8. Müdürlüğün bazı birimleri tarafından hem izin hem de denetim yapılıyor ve bu iki iş aynı sorumlu ve tek bir iş unvanı altında yürütülüyorsa; görevler ayrılığı ilkesi göz önünde bulundurularak  Görev Envanteri Tablosunda izin veren personelin açıklamalar kısmına “….izni vermekte”,  denetim yapan personelin açıklamalar kısmında da “…… denetimi yapar” ifadelerinin belirtilmesi, gerekmektedir.

9. Zirai Karantina Müdürlüklerinin çalışma alanları ile ilgili mevzuat değişikliği olması durumunda çalışmaların tekrar gözden geçirilerek revize edilmesi gerekmektedir.


 

​

 

 

​

AÇIKLAMALAR

            Başkanlığımız koordinasyonu ile 15-20 Aralık 2014  tarihleri arasında; İzmir İlinde Veteriner Sınır Kontrol Noktaları Müdürlüklerinin katılımı ile VSKN için İç Kontrol Sistemi Kontrol Ortamı Bileşeni kapsamında aşağıdaki örnek çalışmalar yapılmıştır.  

1. Fonksiyonel bazda organizasyon şeması

2. Süreç Yönetimi

        2.1    Temel Süreçlerin Sınıflandırılması

        2.2 Süreç Hiyerarşileri

        2.3 Temel Süreç Tanım Formları

3. İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri

4. İş Akış Şemaları 

Aşağıdaki açıklamalar doğrultusunda yapılan örnek çalışmaların  müdürlük İKS Proje Ekibince uyarlanarak  Kontrol Ortamı Bileşeninin oluşturulması ve İç Kontrol Sisteminin diğer bileşenlerinin ise her müdürlük tarafından kendi çalışmalarıyla tamamlamaları gerekmektedir.

1. Süreç hiyerarşileri tablosu hazırlanırken her müdürlük kendi yapısını göz önünde bulundurarak alt süreçlerini, süreç adımlarını hazırlanması, 

2. Süreç adımlarından hareketle süreçlerin kritik kontrol noktalarının oluşturulması,

3. Organizasyon şemalarının gözden geçirilmesi ve her müdürlük kendi yapısına göre organizasyon şemalarında sorumlu ve görevli iş unvanlarının şekillendirmesi, İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinin Organizasyon Şemalarındaki tüm sorumlu ve görevli iş unvanları için hazırlanması,

4. Örnek çalışmada belirtilen iş akışlarının dışında iş akışları var ise onların ilave edilmesi, kontrol, paraf, onay noktalarının belirlenmesi,

5. İş akışları çizilirken akış içerisinde başka bir iş akışı var ise (örneğin iş akışlarında giden evrak adımından önce Müdürü Onayı var ise) o iş akışının adres olarak gösterilmesi,

6. Birimlerde yapılacak çalışmalarda mevzuata uygun unvanlar (Örneğin Müdür, Satınalma ve Harcama işlemlerine ilişkin İş Akışlarında Müdür Yerine Harcama Yetkilisi ) ve birim isimleri kullanılacak 

7. Çalışmada yer alamayan iş akışı var ise onlarında ilave edilmesi gerekmekte. (Örneğin Elektrik Faturalının Ödenmesi, Kamu Zararının Tahsili vb.)

8. Müdürlüğün bazı birimleri tarafından hem izin hem de denetim yapılıyor ve bu iki iş aynı sorumlu ve tek bir iş unvanı altında yürütülüyorsa; görevler ayrılığı ilkesi göz önünde bulundurularak  Görev Envanteri Tablosunda izin veren personelin açıklamalar kısmına "….izni vermekte",  denetim yapan personelin açıklamalar kısmında da "…… denetimi yapar" ifadelerinin belirtilmesi, gerekmektedir.

9. VSKN Müdürlüklerinin çalışma alanları ile ilgili mevzuat değişikliği olması durumunda çalışmaların tekrar gözden geçirilerek revize edilmesi gerekmektedir.
N