İthalatçı tarafından başvuruların ürün bildirimini inceleyen İl Müdürlüğüne doğrudan veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Adresi üzerinden, talep edilen husus açıkça belirtilerek (bu talimatın uygun maddesi belirtilmelidir.) resmi dilekçe ile yapılması gerekmektedir. Ayrıca aşağıda belirtilen durumlarda dilekçe ekine ürün bildirimini inceleyen İl Tarım ve Orman Müdürlüğü Döner Sermaye İşletmesi hesabına ürün bildirim numarası belirtilerek yatırılan "Ürün Bildirimi Yeniden İnceleme Bedeli"ne ait dekontun eklenmesi gerekmektedir.
Bu kapsamda; Ön Bildirime ilişkin çeşitli sebeplerle İl Müdürlüğüne ve/veya Genel Müdürlüğümüze yapılacak başvurularda aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi ve buna göre başvuru yapılması gerekmektedir.
A- İncelemeye Gönderilmemiş Ürün Bildirimleri
1- İthalatçı Firmanın Yanlış Seçilmesi
GGBS Ön Bildirim sistemi üzerinden ürün sınıfı, ürün adı, markası ve ithalatçı firma bilgisi girişi yapılarak ödeme işlemi yapılmış ancak henüz İl Müdürlüğü incelemesine gönderilmemiş ürün bildirimlerinde, ithalatçı firmanın yanlış seçilmesi durumunda; ilgililerin Bakanlığa yazılı yapacakları ücret iadesi talepleri olumlu kabul edilir ve ücret iade işleminin yapılması için Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Merkez Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne bilgi verilir.
İthalatçı tarafından bildirimin onaya gönderilmesi ve/veya İl Müdürlüğünce bilgi/belgelerde inceleme yapılması durumunda ücret iadesi yapılamaz.
B- İnceleme Aşamasındaki Ürün Bildirimlerinde;
1- Ürün bildirimine eklenmeyen belgeler, beyan edilen bilgi ve belgelerde yazım hataları olması ve/veya beyan edilen bilgi ve belgelerde ilgililer tarafından değişiklik talep edilmesi durumunda, İl Müdürlüğünce en fazla iki kez iade edilir.
C- Onaylanmış Ürün Bildiriminde:
1- Beyan edilen GTİP'in değişecek olması durumunda,
2- Ürün adının ve markasının eksik veya hatalı girilmesi durumunda,
3- Bileşen listesinde ve/veya etiketinde içeriğin azalan sırada verilmemesi durumunda,
4- Bileşen listesinde bileşenlerinde veya diğer bilgilerinde yazım hatası olması durumunda,
5- Ürünün kullanılacağı yere ilişkin beyanın değişecek olması durumunda,
6- Ürüne ilişkin etikette düzeltme yapılmak istenmesi durumunda,
7- Menşe ülkenin hatalı seçildiğinin beyan edilmesi durumunda,
8- Yanlış Üretici ve/veya ihracatçı adı ve adresi beyan edilmesi (bu durumda ilave belgeler dilekçe ekinde sunulacaktır) veya üretici firma beyanı yapılmayan bildirimlerde üretici firma bilgisinin eklenmek istenmesi durumunda,
9- İthalatçının birden fazla kaydı varsa (şubeleri vb.) ve asıl ithalatçı kaydı dışında farklı kayıt (şubeler vb.) üzerinden başvuru yapılması durumunda,
10- Ürün Sınıfının değişecek olması durumunda,
"1-9. maddelerdeki" talepler için ithalatçının, ürün bildirimini inceleyen İl Tarım ve Orman Müdürlüğüne resmi başvurusu ve İl Müdürlükleri Döner Sermaye İşletmeleri Birim Fiyat Listesinde yayınlanan "Ürün Bildirimi Yeniden İnceleme Bedeli"nin ödenmesi (dekontun dilekçeye eklenmesi) durumunda, yetkili İl Müdürlüğünce başvuru sonucu ithalatçıya bildirilir. Talebin olumlu olması durumunda İl Müdürlüğü Ön Bildirim Admin yetkilisi tarafından ön bildirim firma incelemesine iade edilir.
"10." madde de belirtilen talep uygun görülmesi halinde bildirim firma incelemesine yeni ürün sınıfının seçilebilmesi amacıyla iade edilir. Bu işlem için döner sermaye ücreti talep edilmez.
Onaylanmış Ürün Bildiriminde;
11- İthalatçının C-9uncu madde haricinde yanlış seçilmiş olması durumunda,
12- Bileşen listesinde Türk Gıda/Yem Mevzuatına uygun olmayan bir bileşen olması durumunda, (Bu durumda bildirim pasif konuma alınır.)
13- Bileşen listesinde beyan edilen miktar ve oranlarda hata olması durumunda,
14- Bileşen listesi ile ürün etiketinin içerik yönüyle uyumlu olmaması durumunda,
15- Bileşen listesinden bileşen çıkartılmak veya eklenmek istenmesi durumunda,
16- TPS belge numarası düzenlenmiş olması durumunda,
güncelleme talep edilemez. Bu ürün bildirimlerine ilişkin ürün bildirimi ücretinin iadesi talep edilemez.
D- Reddedilen Ürün Bildirimlerinde;
İthalatçı, ön bildirimin reddedilme gerekçesine karşı bilgi ve belgeler ile ön bildirimi inceleyen İl Müdürlüğüne resmi başvuru yapabilir.
İl Müdürlüğü tarafından;
1- Ön bildirimin yeniden değerlendirilmesine karar verilmesi durumunda gerekçesi GGBS açıklama alanında belirtilerek İl Müdürlüğü Ön Bildirim Admini tarafından İl Müdürlüğü incelemesine açılır.
2- İthalatçı talebinin olumsuz olarak değerlendirilmesi durumunda ise gerekçesi ilgiliye yazılı olarak bildirilir. Reddedilen ürün bildirimlerine ilişkin ücret iadesi yapılmaz.